Ochrona danych osobowych a bezpieczeństwo wizerunku firmy

Ochrona danych osobowych jest obowiązkiem pracodawcy, który przetwarza, czy też archiwizuje dane. Często jednak umyka właścicielom, że dostęp do danych wymagających ochrony mają również pracownicy, a ci często nie są świadomi, jak je zabezpieczać. Ich wyciek może mieć fatalne skutki dla wizerunku firmy.

Wizerunek firmy w oczach klienta

W różny sposób można zdefiniować wizerunek firmy. Punktem wspólnym tych definicji jest połączeniem dwóch aspektów - wyobrażenia o naszej firmie i reakcji, jaką ono wywołuje. Wizerunek możemy budować w różnym kierunku, w zależności od tego, w jaki sposób chcemy zaistnieć na rynku. I tak możemy pracować nad wizerunkiem firmy specjalistycznej w danej dziedzinie albo wręcz przeciwnie, realizującej projekty standardowe. Możemy budować markę profesjonalisty lub firmy, której warto zaufać. Jednak, jeśli nie będziemy odpowiednio chronić danych osobowych w firmie, tak naszych pracowników, klientów jak i know how, to zrujnujemy nasz branding bezpowrotnie.

Najczęstsze błędy w zakresie ochrony danych osobowych w firmie

Media od lat informują o przypadkach kradzieży danych osobowych lub ich wykorzystania bez zgody właścicieli do różnych celów, w tym oszustw. Wystarczy wspomnieć wyłudzanie kredytów na skradzione dokumenty, mandaty, które przychodzą do naszych skrzynek pocztowych za wykroczenia, których nie popełniliśmy, telefony od telemarketerów, którzy upierają się, że mają prawo do ich przetwarzania. Skąd nieuprawnione podmioty wchodzą w posiadanie tych danych? Głównie przez nasze błędy. A jak to wygląda w firmie i na co powinniśmy zwrócić uwagę, budując politykę ochrony danych osobowych?

Niszczenie danych osobowych - najlepszą metodą ochrony danych osobowych jest ich zniszczenie, kiedy już nie są potrzebne lub tracimy prawo do ich przetwarzania. Często nasi pracownicy wyrzucają dokumenty po prostu do kosza. W każdej firmie, dbającej o swój wizerunek, znajdzie się niszczarka do papieru i nośników danych. Powinniśmy również przeszkolić pracowników w zakresie bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, ich rodzaju i sposobie niszczenia. Nie trzeba sobie wyobrażać, do jakiej katastrofy, nie tylko wizerunkowej może doprowadzić sytuacja, w której ktoś w ramach szpiegostwa gospodarczego znajdzie wyciągi z naszego konta bankowego w śmietniku albo brudnopisy umów z naszymi klientami wraz ze wszystkimi danymi.

Hasła i szyfrowanie - niewiele firm szyfruje maile z ważnymi treściami lub zakłada hasła do przesyłanych dokumentów. Pocztę mailową można bardzo łatwo przechwycić, a co więcej równie łatwo można wysłać maila z chronionymi danymi do niewłaściwego adresata. Pracownicy często zapisują hasła do komputerów, plików czy systemów na kartkach papieru, które zostawiają w pobliżu komputera. Jest to niedopuszczalne niezależnie od tego, jak bardzo ufamy swoim współpracowników. Często nasze biuro odwiedzają również osoby spoza firmy.

Maile do wszystkich - zapisywanie adresatów w skrzynce jest bardzo wygodne. Większość programów obsługujących pocztę robi to automatycznie. Tyle że równie łatwo udostępnić dane osobowe osobom niepożądanym i nieuprawnionym, na przykład wysyłając maila i wpisując adresy mailowe w pole adresata, zamiast w pole adresata ukrytego. Jeśli nasz odbiorca ma adres mailowy składający się z imienia i nazwiska, naruszamy jego prawo do ochrony danych osobowych.

Rozmowy telefoniczne -  najlepsze źródło wycieku informacji wrażliwych. Podsłuchiwanie rozmów jest najłatwiejszym sposobem ich pozyskiwania. Uczulmy więc naszych pracowników, aby nie rozmawiali o ważnych kwestiach przez telefon, nie podawali tą drogą haseł, wycen i innych istotnych informacji.

Filtry na monitor - ekran naszego komputera widoczny dla pozostałych pracowników jest zachętą do podglądania. A co jeśli ktoś lornetką podgląda nas z biura naprzeciwko? Zadbajmy również o ten aspekt.

Jak widać ochrona danych osobowych nie jest kwestią oczywistą i łatwą. Im szybciej się zatroszczymy o tę kwestię działalności naszej firmy, tym lepiej dla naszego wizerunku. Warto przy tym pamiętać słowa Warrena Buffetta, o tym, że reputację firmy buduje się dwadzieścia lat, a zniszczyć można ją zaledwie w pięć minut.

 

Materiał zewnętrzny

Kategorie: Prawo i podatki,