Podróże służbowe – co warto wiedzieć?

Co powinni wiedzieć pracownicy udający się w podróż służbową? Jakie prawa im przysługują z tego tytułu? A co o ich organizacji powinni wiedzieć pracodawcy? O tym poniżej.

Każdy pracownik, który wyjeżdża w podróże służbowe powinien wiedzieć jakie prawa przysługują mu z tego tytułu. Winien zatem zapoznać się z powszechnie obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi przepisami firmy regulującymi tę kwestię. Z kolei pracodawcy powinni wiedzieć, że nie ma potrzeby, by zatrudniali pracowników zajmujących się tym tematem, ponieważ mogą zlecić organizację podróży służbowych firmie zewnętrznej, która oferuje kompleksowe usługi w tym zakresie.

Definicja podróży służbowej w oparciu o przepisy kodeksu pracy

Według kodeksu pracy, a dokładnie art. 775 § 1, podróż służbowa to każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, będącą siedzibą pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Potocznie nazywana delegacją, jednak błędnie, gdyż podróż służbowa i oddelegowanie to zupełnie co innego, ale o tym później.

Aby wyjazd można było uznać za podróż służbową musi spełniać łącznie trzy warunki: polecenie pracodawcy, odbywanie jej w celu wykonania określonego przez pracodawcę zdania oraz poza stałym miejscem pracy/siedzibą pracodawcy.

Polecenie wyjazdu musi zawierać pewne stałe elementy, tj. cel wyjazdu, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży, czas jej trwania, środek transportu, otrzymanie przez pracownika zaliczki na pokrycie kosztów wyjazdu.

Z kolei oddelegowanie, o którym była mowa wyżej, to odesłanie pracownika na określony czas do miejscowości innej niż widniejąca w umowie o pracę. Oddelegowanie wiąże się z koniecznością aneksowania obowiązującej umowy. Zazwyczaj trwa ono dłużej niż podróż służbowa. Do pracowników oddelegowanych nie stosuje się przepisów dotyczących podróży służbowej, np. tych dotyczących diet.

Pracodawca nie musi sam zajmować się organizacją takich wyjazdów. Może to zlecić firmie zewnętrznej. Jednostki świadczące tego typu usługi dla firm można znaleźć tu: https://aleo.com/pl/firmy/uslugi-dla-firm/organizacja-podrozy-sluzbowych.

Podstawowe zagadnienia dotyczące podróży służbowych

Do czasu pracy zalicza się w całości czas podróży pokrywający się z godzinami pracy konkretnego pracownika. Do czasu pracy poza godzinami pracy (tzw. nadgodzin) zalicza się tylko czas poświęcony na wykonywanie zadania podczas podróży.

Kwestie finansowe związane z podróżami służbowymi dotyczące pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku. Akt ten może mieć zastosowanie także do pracowników sektora prywatnego, chyba, że pracodawca ustali inne zasady wynikające z przepisów wewnętrznych, czyli regulaminów wynagradzania czy zbiorowych układów pracy albo wskazane w umowie o pracę. Pracownik udający się w podróż służbową otrzymuje dietę na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, chyba że ma zapewnione pełne wyżywienie. Aktualna dieta wynosi 30 zł.

Pracownikowi należy się także zwrot kosztów noclegu w wysokości potwierdzonej fakturą czy paragonem lub też w formie ryczałtu. Aktualnie wynosi on 45 zł. Poza tym zwraca mu się także koszt dojazdu, chyba że odbywa podróż samochodem służbowym.

Jeśli chodzi o czas odbywania podróży służbowej, to choć nie ma jednoznacznej regulacji w tym zakresie, przyjmuje się, że może trwać maksymalnie 3 miesiące. Powyżej tego czasu wyjazd taki powinno traktować się już jako oddelegowanie.

Zasadniczo pracownik nie ma prawa odmówić wzięcia udziału w takiej podróży. Wyjątkiem są kobiety w ciąży oraz pracownicy mający pod opieką dziecko do lat 4. W tych przypadkach pracodawca ma każdorazowo obowiązek uzyskania zgody na wyjazd.

Organizacja podróży służbowych

W wielu firmach organizacją podróży służbowych zajmują się sekretarki/sekretarze czy asystenci albo też osobne działy. Alternatywą dla takiego rozwiązania jest zlecenie tego zajęcia profesjonalnej firmie organizującej w sposób kompleksowy takie wyjazdy.

Tego typu przedsiębiorstwa oferują usługi dla firm w tym zakresie dostosowane do indywidualnych potrzeb. Współpraca zaczyna się od dokładnego przeanalizowania kierunków podróży, linii lotniczych, grup hoteli, wypożyczalni samochodów itp., z których korzysta dana firma. Pod uwagę brane są także preferencje dotyczące klasy podróży, czasu jej trwania, preferowanych godzin i inne parametry istotne dla konkretnych wyjazdów służbowych. Po dogłębnej analizie możliwe jest zaoferowanie optymalnych dla danej firmy rozwiązań i przy tym zredukowanie kosztów wyjazdów oraz zminimalizowanie czasu poświęcanego na podróże. Firmy świadczące usługi w tym zakresie mają często wynegocjowane konkurencyjne ceny połączeń lotniczych czy noclegów w hotelach.

Firmy te oferują następujące usługi w ramach umowy: stworzenie profilu firmy z określoną polityką odbywania wyjazdów służbowych poszczególnych pracowników w zależności od zajmowanego stanowiska, korzystanie ze zniżek, centrum telefoniczne, w tym dedykowani konsultanci do obsługi konkretnej firmy, dla dużych firm umieszczenie pracownika na miejscu, korzystne formy rozliczeń (np. dyspozycja obciążenia karty służbowej drogą mailową), wystawienie faktur plus indywidualnie dopasowany ich opis (co często jest istotne z punktu widzenia rozliczeń), pomoc w odprawie biletowo-bagażowej, pomoc w szybkim przedostaniu się do odpowiedniej bramki w strefie odlotów, pomoc w dokonywaniu reklamacji wobec podmiotów trzecich nienależycie wywiązujących się z umów i wiele innych.

Jak zatem widać, zlecenie obsługi podróży służbowych firmie zewnętrznej daje wiele korzyści, których nie ma w przypadku samodzielnej ich organizacji. Jeśli w danej firmie istnieje duże zapotrzebowanie na tego typu wyjazdy, to warto zastanowić się nad zleceniem ich profesjonalnym podmiotom. Daje to gwarancję starannej organizacji podróży.

Artykuł sponsorowany