Elektroniczny obieg dokumentów dla małych i dużych firm. Co warto o nim wiedzieć?
Zarządzanie dokumentacją stanowi jedno z podstawowych zadań realizowanych przez firmy. Dokumenty pełnią niezwykle istotną rolę w funkcjonowaniu każdego przedsiębiorstwa, a usprawnienie ich obiegu pozytywnie wpływa na niemal wszystkie aspekty jego funkcjonowania. Znaczne ułatwienie zarządzania firmową dokumentacją zapewnia wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów realizowanego za pomocą specjalnego systemu informatycznego.
Obieg dokumentów w przedsiębiorstwach i jego rola
Każda firma codziennie generuje oraz przyjmuje liczne dokumenty – czasami oznacza to wręcz masowe przetwarzanie dokumentów. Sprawne zarządzanie ich obiegiem pomaga w podniesieniu efektywności procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie oraz pozwala poprawić jakość codziennej pracy realizowanej przez pracowników. Ma to szczególne znaczenie w przypadku firm o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, które współdzielą i przekazują posiadaną dokumentację między poszczególnymi działami, filiami, a nawet oddziałami zlokalizowanymi w różnych krajach. Usprawnienie obiegu dokumentów przynosi liczne korzyści także mniejszym przedsiębiorstwom, które docenią elektroniczny obieg dokumentów za oszczędność czasu, pieniędzy, eliminację błędów i pominięć oraz przyspieszenie realizacji zadań bezpośrednio wpływających na jakość i efektywność ich pracy.
Zarządzanie obiegiem dokumentów składa się z licznych procesów, które dotyczą całości zgromadzonej w firmie dokumentacji. Firmy muszą codziennie dbać o realizację takich czynności, jak m. in. rejestrowania dokumentów napływających z zewnątrz, porządkowanie zgromadzonych w zasobach pism, ich klasyfikowanie oraz archiwizowanie. Jeszcze kilkanaście lat temu wszystkie te zadania musiały być realizowane manualnie, przez wyznaczonych do tego celu pracowników. Skutkowało to obniżeniem ich produktywności oraz odciągało uwagę od istotniejszych z punktu widzenia rozwoju firmy zadań. Pracownicy musieli poświęcać spore ilości czasu na przeszukiwanie zasobów firmowego archiwum oraz ręczne manipulowanie zgromadzonymi w nich dokumentami. To z kolei wiązało się z większym ryzykiem zgubienia ważnych dokumentów, ich zniszczenia czy też przekazania w nieodpowiednie ręce.
Elektroniczny obieg dokumentów - jakie zmiany i ulepszenia wprowadza?
Problemy związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów niemal całkowicie eliminuje elektroniczny obieg dokumentów. Pod pojęciem tym kryje się zastosowanie specjalnych systemów do cyfryzacji i automatyzacji zarządzania dokumentacją, które wspierają firmę w sprawnym zarządzaniu jej archiwum. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zebrać w jednym, łatwo dostępnym miejscu wszystkie papierowe zasoby firmy oraz wygodnie i bezpiecznie przechowywać je w elektronicznej postaci. System umożliwia ponadto usystematyzowanie dokumentów według ściśle określonych reguł oraz ułatwia dostęp do nich przez ściśle określone osoby posiadające odpowiednie uprawnienia.
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na znaczące skrócenie czasu niezbędnego do zarządzania dokumentami, usprawnienie procedur obiegu dokumentów oraz zapewnia firmie lepszą kontrolę nad wszystkimi procesami związanymi z dokumentacją. Jest to możliwe dzięki zaawansowanym funkcjom, w które wyposażone są najlepsze rozwiązania tego typu dostępne na rynku. Nowoczesne systemy do zarządzania dokumentacją to rozbudowane i wysoko funkcjonalne rozwiązania platformowe, które umożliwiają sprawne przekazywanie dokumentów między poszczególnymi podmiotami biorącymi udział w ich procesowaniu, nadawanie dostępu do plików wybranym użytkownikom oraz rejestrowanie i archiwizowanie wszystkich dokumentów w postaci cyfrowej.
Jakie funkcje powinien posiadać warty uwagi system do zarządzania dokumentacją?
Elektroniczny obieg dokumentów realizowany za pośrednictwem systemu informatycznego powinien właściwie odzwierciedlać strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa i pozwalać na zachowanie obowiązującej w nim hierarchii uprawnień. System powinien umożliwiać ponadto wprowadzanie potrzebnych zmian i modyfikacji działania zgodnie ze zmieniającymi się dynamicznie bieżącymi potrzebami przedsiębiorstwa. Warto zwrócić tu uwagę w szczególności na platformy low-code, czyli nowoczesne i przyszłościowe rozwiązania informatyczne przygotowane specjalnie z myślą o firmach, którym zależy na utrzymaniu lub osiągnięciu wysokiej konkurencyjności w dobie cyfrowej transformacji, wszechobecnej digitalizacji oraz wprowadzanej na ogromną skalę pracy zdalnej. Pozwalają one na tworzenie wysoko funkcjonalnych, skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa narzędzi (tzw. aplikacji biznesowych) bez konieczności uzależniania się od konkretnych zespołów deweloperskich. Istotnym atutem platform low-code jest także możliwość szybkiego i sprawnego wprowadzania zmian, które będą podążały za tempem rozwoju biznesu oraz dostosowywały funkcjonalność działających w organizacji obiegów zadań i dokumentów do ewoluujących w czasie wymagań jego użytkowników.
Wybierając system do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie warto zwrócić także uwagę na intuicyjność obsługi i standaryzację w wybranym rozwiązaniu oraz obecność w nim takich, przydatnych w codziennej pracy, funkcji, jak dostęp do zasobów z poziomu ustandaryzowanego interfejsu webowego, urządzeń mobilnych oraz przez intranet. Atutem systemu usprawniającego obieg dokumentów będą także wysokie standardy bezpieczeństwa oraz możliwość przeprowadzenia audytu przepływu dokumentów (tzw. audytowalność). Nowoczesne i warte wdrożenia rozwiązania tego typu powinny ponadto pozwalać na sprawną integrację z innymi wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie systemami, jak również być łatwe w utrzymaniu – szczególnie te cechy na pewno doceni firmowy dział IT lub zewnętrzna firma wdrożeniowa.
Artykuł sponsorowany
Zostaw komentarz