Pieczątka firmowa w świetle przepisów prawnych

Założenie, a później prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przygotowania i sygnowania wielu dokumentów, a także śledzenia na bieżąco przepisów prawnych. Jedna z wątpliwości dotyczy tego, czy trzeba potwierdzać dokumenty pieczątką firmy. Zdania wśród przedsiębiorców są na ten temat podzielone, ale co mówią przepisy? Tych, którzy chcą wiedzieć na pewno, jak wyglądają regulacje w tej sprawie, zapraszamy do przeczytania poniższego artykułu.

Co na temat pieczątki mówią przepisy

W polskich przepisach nie znajdziemy zapisu mówiącego o tym, że posługiwanie się pieczątką imienną właściciela firmy jest obowiązkowe. Dawniej, w przepisie o statystyce, znajdowała się informacja, że regon na pieczątce jest obowiązkowy, ale po nowelizacji ta informacja zniknęła.

W życiu jednak teoria nie zawsze ma przełożenie na praktykę. Nierzadko urzędnicy zgłaszają wątpliwości co do autentyczności różnych dokumentów ze względu na brak pieczęci firmowej. Szczególnie procedury podejmowane przez Urzędy Skarbowe czy banki często sprawiają, że przedsiębiorcy czują się zobowiązani do wyrobienia pieczątki firmy. Z pewnością w tej kwestii warto zapoznać się z regulaminem banku czy firmy ubezpieczeniowej, by poznać ich wymogi dotyczące potwierdzenia ważności dokumentów. Gdy jednak pieczątki nie posiadamy, zawsze możemy wydać oświadczenie, a w miejscu przeznaczonym na stempel po prostu zaznaczyć jego brak.

By rozwiać wszelkie wątpliwości co do posiadania lub nieposiadania pieczątki, przytaczamy fragment wypowiedzi sekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z dnia 29 kwietnia 2010 roku.

Dokumenty z adnotacją o pieczątce

W obrocie gospodarczym bardzo często spotykamy się z różnego typu formularzami i innymi dokumentami, które zostały zaprojektowane zgodnie z szablonem zawierającym miejsce na pieczęć firmową. Są to m.in.:

• deklaracje podatkowe dotyczące podatku dochodowego od osób prawnych,
• deklaracje podatkowe obowiązujące w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych,
• informacje o przychodach wypłaconych,
• deklaracje podatkowe dla podatku akcyzowego,
• deklaracje na podatek od środków transportu,
• wnioski kierowane do GUS-u,
• wnioski skierowane do organów Inspekcji Sanitarnej.

Co ważne, w lipcu 2019 weszła w życie specjalna nowelizacja 170 aktów prawnych, z których zniknął zapis dotyczący pieczątki firmy czy imiennej. Wprowadzono za to inną formę potwierdzenia tożsamości z naciskiem na elektronizację usług administracyjnych. Klient jednak wciąż ma prawo sam decydować o tym, czy chce używać pieczątki, czy w inny sposób potwierdzać autentyczność składanych dokumentów.

Pieczątka a zawód

Nie we wszystkich branżach posiadanie pieczątki jest dobrowolne. Niektóre instytucje nakładają na przedstawicieli pewnych zawodów obowiązek posiadania pieczątki:przede wszystkim Ministerstwo Zdrowia i Ministerstwo Transportu.

Wśród specjalistów, którzy są zobowiązani do posługiwania się pieczątką, znajdują się:

• lekarze weterynarii,
• lekarze różnych specjalizacji,
• instruktorzy oraz wykładowcy nauki jazdy,
• diagnostycy laboratoryjni,
• pielęgniarki/położne i inne.

Dane na pieczątce

Jak już wiemy, poza kilkoma wyjątkami posiadanie pieczęci firmowej nie jest obowiązkowe. Trzeba jednak pamiętać o tym, że konieczne jest podawanie w obrocie gospodarczym pełnego zakresu swoich danych. Innymi słowy, jeśli zdecydujemy się w zastępstwie odręcznych danych na dokumentacji przybić pieczątkę, to trzeba dopilnować, by znalazły się na niej wszystkie potrzebne informacje. Aby dokument pozostał ważny, musi zawierać odpowiednie dane, czy to w formie tekstu odręcznego, czy pieczątki firmowej.

Jakie dane powinny się znaleźć na pieczątce firmowej?

Dane podstawowe (osoba fizyczna)

• nazwa firmy,
• imię i nazwisko,
• dane adresowe siedziby,
• numer NIP.
   

Spółka Prawa Handlowego

• nazwa spółki,
• dane adresowe jej siedziby,
• numer NIP,
• oznaczenie sądu rejonowego,
• wysokość kapitału zakładowego (dotyczy spółek z o.o. i spółek akcyjnych),
• wysokość kapitału wpłaconego (spółki akcyjne).

Dane firmy/spółki

Firmą osoby, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jest jej imię oraz nazwisko, dlatego te dane powinny się znaleźć na pieczątce firmowej. Jeśli właściciel firmy we wniosku CEIDG-1 zgłosił dodatkową nazwę albo pseudonim, to również ta informacja powinna zostać zamieszczona na pieczątce. Jest to uzasadnione art. 432 1 ustawy kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że przedsiębiorca działa pod firmą.

Inny artykuł – 431 1 ustawy kodeksu cywilnego stanowi, że firmą osoby prawnej jest jej nazwa. Właśnie dlatego spółki handlowe powinny zawrzeć na pieczątce firmowej pełną nazwę. Ze względu na czytelność często korzysta się z nazwy skróconej, która również powinna być podana w trakcie rejestracji spółki.

Adres siedziby

Tutaj również obowiązuje zasada zgodności. Jeśli na pieczątce zdecydujemy się na umieszczenie adresu siedziby, to musi się on pokrywać z tym, który został podany we wniosku CEIDG-1. Osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą bez wskazania siedziby, muszą podać dokładne miejsce zamieszkania. Dane adresowe często ułatwiają rozpoznanie danego przedsiębiorstwa, kiedy w kraju działa kilka firm o podobnym brzmieniu, a różniących się np. tylko nieznacznie zapisem.

Przy okazji warto wiedzieć, że artykuł 433 Kodeksu cywilnego przewiduje, że firma danego przedsiębiorcy powinna się na tyle różnić od innego podmiotu na rynku, by nie wprowadzać nikogo w błąd w zakresie miejsca działalności, jej zakresu czy źródeł zaopatrzenia.

Numer Identyfikacji Podatkowej

Dawniej obowiązkowym oznaczeniem oprócz numeru NIP był regon na pieczątce. Dziś przedsiębiorcy korzystają wyłącznie z NIP-u, który jest wymagany do potwierdzenia autentyczności dokumentów przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, artykuł 16.

Pieczątka firmowa w działalności przedsiębiorcy

Podsumowując, wyrobienie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe. Mimo to rzadko który przedsiębiorca jej nie posiada. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta: bo to bardzo praktyczne narzędzie. Przede wszystkim jest wygodna w użyciu, a dzięki temu, że można na niej zamieścić ważne informacje, pozwala zaoszczędzić czas na mozolne, ręczne nanoszenie danych personalnych czy adresowych na każdy dokument z osobna.

Zastanawiasz się, jaki wzór pieczątki firmowej sprawdziłby się w Twoim przedsiębiorstwie? Przejrzyj inspiracje: http://www.stampler.pl/odbicia-pieczatki. Oprócz kształtu i treści możesz też wybierać kolory pieczątek.

Artykuł sponsorowany